A evolução da tecnologia é constante e, juntamente com ela, surgem novos termos que gradualmente permeiam o cotidiano.

No Brasil, todas as empresas, independentemente de seu tamanho, devem emitir uma nota fiscal obrigatoriamente. Além de servir como comprovação de venda ou prestação de serviço, esse procedimento também auxilia no controle do fluxo de caixa e garante o pagamento dos impostos. No entanto, muitas dúvidas ainda persistem na hora de gerar esse documento.

Como exemplo, a implementação das notas fiscais eletrônicas trouxe consigo uma ampla gama de acrônimos para profissionais da contabilidade. Aliás, a NF-e é exatamente a forma abreviada de "Nota Fiscal Eletrônica". Além disso, foi introduzido o DANFE, que equivale ao Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. E também temos a NFS-e, que representa a Nota Fiscal de Serviços eletrônica.

No entanto, será que existe distinção entre cada um destes? Há quem acredite que o DANFE é sinônimo da NF-e, mas isso não é exatamente verdade. Acompanhe a leitura e aprenda a diferenciá-los:

O que se entende por Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi criada para substituir as notas de papel, com o principal propósito de aprimorar a fiscalização da Receita Federal, proporcionando maior segurança e eficiência. Além disso, ela possibilita o acompanhamento em tempo real das operações de emissão de notas fiscais.

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento exclusivamente digital, ou seja, é emitido e armazenado apenas de forma eletrônica, sem documentos físicos.

É importante saber que o comprovante impresso que uma pessoa recebe ao comprar um produto é chamado de DANFE, e não propriamente a nota fiscal. Sabia disso? Vamos para o próximo tópico.

O que é o DANFE?

Como foi mencionado previamente, a sigla DANFE tem como significado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele se trata da representação física da NF-e e é indispensável para o transporte de mercadorias. Todas as informações presentes no DANFE devem constar obrigatoriamente também no XML (Linguagem de Marcação Extensível), porém nem tudo o que está no XML aparece no DANFE. Nos adiantaremos para tratar sobre o assunto do XML posteriormente.

É possível encontrar informações relevantes para o transporte no DANFE, tais como o remetente, o destinatário, os produtos e seus valores, bem como a transportadora responsável pelo frete.

Apesar de não ter valor fiscal, o DANFE não é necessário arquivar. No entanto, é aconselhável guardar o comprovante de entrega de mercadoria ou prestação de serviço, pois pode ser útil em casos de contestação de entrega. Afinal, o comprovante de entrega é uma prova de que o produto foi entregue.

O DANFE não tem poder de substituir a NF-e, contudo, por meio dele é factível evidenciar a presença da Nota Fiscal Eletrônica a partir de sua sequência numérica. Essa sequência é formada por 44 caracteres, o que possibilita verificar a existência e validade da NF-e à qual está relacionada. Além disso, essa sequência também é apresentada como um código de barras que facilita ainda mais a consulta.

As principais informações contidas no DANFE são:

- Dados da Empresa, como CNPJ e Inscrição Estadual;

- Informações do cliente: nome, endereço e telefone de contato;

- Valor, data da venda e horário de saída do produto;

- Nome da transportadora e número da placa do veículo; 

- Chave de acesso numérica com 44 dígitos com as informações da NF-e.

Não confunda NF-e com NFS-e

A nota eletrônica de serviços (NFS-e), como o próprio nome indica, é utilizada sempre que ocorre uma operação de compra e venda de serviços. Esse tipo de nota engloba o imposto municipal ISS (Imposto sobre Serviço) e pode ser emitida tanto por pessoas físicas quanto jurídicas.

Ao emitir essa nota, o estabelecimento estará formalizando perante a prefeitura local que realizou uma determinada prestação de serviço.

A diferença principal reside na função de cada modelo. A NF-e tem por objetivo registrar a venda de produtos, enquanto a NFS-e tem por finalidade registrar a prestação de serviços. 

Tomemos um exemplo: uma loja de informática, ao realizar a venda de peças, acessórios e computadores, deve emitir uma NF-e. No caso de serviços de manutenção, consertos ou ajustes, deve-se emitir uma NFS-e.