A denominação é responsabilidade solidária, segundo a Lei número 10.406, de janeiro de 2002, voltada para a atividade contábil.

Consequentemente, trata-se de um documento essencial e obrigatório que precisa ser redigido individualmente para cada cliente.

Porque é tão importante para o contador, realizar um Termo de Responsabilidade?

Quando o contador assina, juntamente com o contrato de prestação de serviços, um termo indicando sua não conivência com práticas ilegais, ou práticas relacionadas à falta de compromisso do empresário em cumprir suas obrigações, o cliente fica ciente dos termos que irão guiar essa relação de negócios.

Isso pode ser utilizado como um mecanismo para desencorajar a ocorrência de condutas inadequadas. Além disso, faz com que um cliente que deseja manter seus negócios em conformidade com a lei seja cada vez mais parceiro da empresa contábil. Dessa maneira, buscará com mais frequência a assistência do contador para realizar suas atividades de forma regular.

É importante ressaltar que o termo de responsabilidade, por si só, não garante proteção legal ao contador. Portanto, assegure-se de incluir uma cláusula contratual que estabeleça que, caso haja violação das condições pré-estabelecidas no termo, os serviços contábeis serão interrompidos até que o empresário regularize a situação. Adicionalmente, serve como um meio de desencorajar a prática de condutas inadequadas, mesmo que o cliente não tenha a intenção de agir de forma imprópria, auxiliando-o a direcionar suas ações.

Em relação ao formato do termo de responsabilidade, é aconselhável que, mesmo que o contador ou o escritório de contabilidade busque um modelo, este seja utilizado apenas como base para formatação. É essencial que o documento seja personalizado de acordo com o perfil de cada cliente, levando em consideração suas respectivas demandas e rotinas.

De que maneira se pode realizar a preparação e quais medidas de precaução precisam ser adotadas?

Os profissionais contábeis que trabalham com o segmento de escrituração de micro e pequenas empresas podem optar por aderir à carta de responsabilidade de administração.

No entanto, é importante notar que não é suficiente apenas elaborar e assinar o termo de responsabilidade como garantia e proteção jurídica para o contador.

Há algumas observações relevantes a serem destacadas e alguns cuidados que devem ser aplicados.

A seguir, apresentaremos alguns dos itens mais importantes que devem constar no termo de responsabilidade.

1° Além dos dados habituais de identificação das duas empresas envolvidas, como CNPJ, razão social, nome dos sócios, etc., é essencial registrar o período de vigência do termo, sendo ideal que seja renovado anualmente.

2º Incluir uma cláusula contratual que deixe claro que, em caso de violação de qualquer uma das condições estabelecidas no termo, os serviços contábeis serão suspensos até que o cliente regularize a situação.

3º Comunique ao cliente que o escritório contábil não assume qualquer responsabilidade pela perda dos prazos legais para o envio de documentos fiscais, assim como por informações imprecisas ou incompletas que possam prejudicar a correta prestação dos serviços contratados.

4º O escritório não se responsabiliza pela má gestão dos recursos financeiros do empreendimento, isentando-se de qualquer dano causado a terceiros, como fornecedores e funcionários.

5º Por último, mas não menos importante, acrescente uma cláusula que isente o contador de qualquer responsabilidade nos casos de má fé por parte do empresário ou de qualquer funcionário de sua empresa.

Modelo de declaração de responsabilidade

Os contadores que trabalham no setor de escrituração de micro e pequenas empresas têm a opção de aderir à declaração de responsabilidade de administração. No entanto, para os profissionais que atuam em outras empresas, é necessário seguir algumas diretrizes do documento e formalizar a declaração a ser utilizada. Portanto, é necessário fornecer os dados da empresa de contabilidade que está prestando o serviço, assim como os dados da empresa que está contratando o serviço. Entre esses dados, estão o CNPJ e a razão social, além do período de validade da declaração.